Conceituando.

Termos e conceitos da Arquivologia pertinentes às discussões.


Arquivo
Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte; Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso a documentos; Instalações onde funcionam arquivos; Móvel destinado à guarda de documentos.

Arquivo administrativo
Arquivo com predominância de documentos decorrentes do exercício das atividades-meio de uma instituição ou unidade administrativa. Expressão usada em oposição a arquivo técnico.

Arquivologia
Disciplina que estuda as funções do arquivo e os princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos. Também chamada arquivística.

Espécie documental
Divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por suas características comuns de estruturação da informação. São exemplos de espécies documentais ata, carta, decreto, disco, filme, fotografia, memorando, ofício, planta, relatório.

Arquivo corrente
Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto
de consultas freqüentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.Unidade administrativa ou serviço responsável pelo arquivo corrente

Arquivo intermediário
Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco freqüente,
que aguarda destinação.Unidade administrativa ou serviço responsável pelo arquivo intermediário. Depósito de arquivos intermediários.

Arquivo permanente
Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor.
Arquivo responsável pelo arquivo permanente. Também chamado de arquivo histórico.

Autenticação
Ato ou efeito de atestar que um documento é verdadeiro ou que uma cópia reproduz fielmente o original, de acordo com as normas legais de validação.

Diplomática
Disciplina que tem como objeto o estudo da estrutura formal e da autenticidade dos documentos.

<Dossiê
Unidade de arquivamento constituída de documentos relacionados entre si por assunto
(ação, evento, pessoa, lugar, projeto).


Fundo
Conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Termo que equivale a arquivo.

Fundo aberto
Fundo ao qual podem ser acrescentados novos documentos em função do fato de a entidade produtora continuar em atividade.

Prazo de guarda
Prazo, definido na tabela de temporalidade e baseado em estimativas de uso, em que
documentos deverão ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermediário,
ao fim do qual a destinação é efetivada. Também referido como prazo de retenção.

Tipo documental
Divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro, tais como cartas precatórias, cartas régias, cartas-patentes, decretos sem número, decretos-leis, decretos legislativos, daguerreótipos, litogravuras, serigrafias, xilogravuras.





(Fonte:Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística,2004)