Análise de documentos

Pedido de Viagem

1.1 - Denominação:
- Pedido de Viagem

1.2 - Definição:
- Formulário conendo dados a respeito de produtos/serviços disponibilizados para que os clientes possam solicitá-los à instituição.

1.3 - Código
- 2.1.2
1.4 - Características Externas
*Gênero: textual
*Suporte: papel
*Formato: folha avulsa
*Forma: original

2 - Produtor
Setor de Vendas.

3 - Destinatário
Clientes.

4 - Legislação

5 - Trâmite
*Emissão perante solicitação do cliente ou via internet. O cliente tem até 5 dias para devolver preenchido. Gera outros documentos: nota fiscal.

6 - Características Internas
*Empresa - nome comercial e fantasia, endereço, telefone
*Opções de produtos/serviços oferecidos, preços, forma de entrega
*Dados do cliente: nome, endereço, telefone e assinatura.

7 - Ordenação da série
-Cronológica

8 - Contém
*Pessoas
*Lugares
*Datas

9 - Eliminação
- 5 anos.

Análise de documentos

Tabela de Preços

1.1 - Denominação:
- Tabela de preços

1.2 - Definição:
- Tabela contendo nome e preço de produtos/serviços disponibilizados pela instituição.

1.3 - Código
- 1.2.1
1.4 - Características Externas
*Gênero: textual
*Suporte: papel
*Formato: folha avulsa
*Forma: original

2 - Produtor
Setor de Vendas

3 - Destinatário
*Setor de Vendas
*Funcionários
*Clientes

4 - Legislação

5 - Trâmite
*Emissão para funcionários encarregados da Venda, após estudos de mercado e de despesas(impostos, frete)/ lucros com produtos.

6 - Características Internas
*Empresa - nome comercial e fantasia, endereço, telefone
*Data, Produtos, especificação dos custos pra empresa, comissões, impostos e preço final.

7 - Ordenação da série
- Cronológica

8 - Contém
*Lugares
*Datas
*Valores

9 - Eliminação
- Após reajuste de preços e confecção de nova tabela.

Ficha funcional MCEbyte

Ficha Funcional

1.1 - Denominação:
- Ficha Funcional

1.2 - Definição:
- Formulário conendo dados a respeito da vida pessoal e funcional das pessoas que são contradas pela instituição

1.3 - Código
- 1.1.1
1.4 - Características Externas
*Gênero: textual
*Suporte: papel
*Formato: folha avulsa
*Forma: original

2 - Produtor
Setor de Gestão de Pessoal.

3 - Destinatário
Setor de Gestão de Pessoal.

4 - Legislação

Dec. Lei 5452 de 01.05.1942, art. 445 e 451/CLT 20 anos

5 - Trâmite
*Emissão após efetuada a contratação de novo funcionário. Este documento compõe o dossiê do funcionário e permanece em arquivo corrente enquanto o funcionário permanecer na instituição. Vencido esse prazo, vai para o arquivo, cumprir guarda intermediária.

6 - Características Internas
*Empresa - nome comercial e fantasia, endereço, telefone
*Dados pessoais do funcionário: nome, data de nascimento, numero de matrícula na instituição, endereço, telefone, nome dos dependentes, data de nascimento dos mesmos, registros do funcionário(rg, cpf, carteira de trabalho), dados bancários e histórico das funções ocupadas na empresa.

7 - Ordenação da série
-Alfabética-cronológica

8 - Contém
*Pessoas
*Lugares
*Datas

9 - Eliminação
- 20 anos do ato da transferência para o arquivo. O documento quando agrupado em um dossiê, permanece até prescrição da maior temporalidade dentre os documentos deste.

Plano de Classificação MCEbyte.

1 - Administração Geral.

1.1 - Recursos Humanos
1.1.1 - Fichas Funcionais

1.2 - Financeiro
1.2.1 - Notas Fiscais de Venda

2 - Área Fim

2.1 - Vendas
2.1.1 - Tabelas de Preços
2.1.2 - Pedidos de Viagem Virtual

2.2 - Marketing
2.2.1 - Divulgação de Produtos
2.2.1.1 - Panfletos/ Anúncios

2.2.2 - Imagens
2.2.2.1 - Imagens de Objetos Impossíveis

Sobre a proposta: documentos a serem analisados

O grupo chegou à conclusão de que o assunto estava um pouco subjetivo.
Então decidimos por um caso em particular, bem simples e dentro da nossa realidade.
Visando organizar uma boa festa de formatura, alunos do curso de arquivologia formam uma comissão para a formatura do 2º/2010. Os integrantes têm que pesquisar para conseguir bons preços dos convites, fazer degustações para escolha do buffet, escolher uma banda que valha a pena contratar. Também precisam se preocupar com quantos alunos participarão da formatura, marcar reuniões e expor os principais assuntos a serem discutidos por todos. Assim, decidimos por analisar estes documentos:

*Diploma de Ensino Médio
*Convite de Formatura
*Beca
*Diploma de Nível Superior.

Aplicação do modelo dos Arquivistas de Madri.

Boa noite (ou bom dia) amigos.
A última aula (16/10) foi muito produtiva. Aplicamos o modelo indicado nos textos dos Arquivistas de Madri aos documentos da empresa fictícia "MCEbyte". No texto em questão, os arquivistas fazem análise diplomática/tipológica dos documentos gerados por uma prefeitura: elementos internos, externos, temporalidade, enfim, esse estudo permitiu a catalogação das espécies documentais e compreensão do fluxo documental da prefeitura.

Vamos à análise:

1.1 - Denominação:
- Nota Fiscal

1.2 - Definição:
- Documento emitido em função de compra/venda, podendo ser um produto ou serviço prestado especificando quantidade,preço e discriminação do produto.

1.3 - Código
- 0300
1.4 - Características Externas
*Gênero: textual
*Suporte: papel
*Formato: folha avulsa
*Forma: original

2 - Produtor
Empresas estabelecidas e com CNPJ

3 - Destinatário
*Cliente
*Empresa
*Receita Federal

4 - Legislação

O artigo 173º da Lei 5.172 do Código Tributário Nacional diz que o crédito tributário se extingue após 5 anos.

5 - Trâmite
*Emissão após a compra
*Em três vias.

6 - Características Internas
*Empresa - nome comercial e fantasia, endereço, telefone, CNPJ e Inscrição estadual.
*Número e série da nota, indicação do número da via.
*Data
*Cliente - nome, endereço
*Produto - descrição, quantidade, preço unitário e total
*Gráfica que produziu e especificações de tamanho do documento.

7 - Ordenação da série
-Numérico-cronológica

8 - Contém
*Pessoas
*Lugares
*Datas

9 - Eliminação
- 5 anos do ato da emissão, de acordo com o item 4.


Até a próxima.

Filme: "Deu a louca na Chapeuzinho"

No dia 02/10 foi exibido o filme "Deu a louca na Chapeuzinho".
À primeira vista pode-se perguntar "Onde isso se relaciona com Diplomática?".
O filme é uma recontagem da história da Chapeuzinho Vermelho que começa bem até se iniciar uma série de roubos do "ladrão guloso". Quatro suspeitos vão para o interrogatório - Chapeuzinho, a Vovó, o Lobo e o Lenhador. No fim das contas, surgem várias versões do mesmo fato, cada um explicando suas ações, antes tidas como 'suspeitas'. Então, cadê o culpado? Assistam para descobrir, hehe.
O professor relacionou o desenrolar da história com a questão do fluxo documental. As pessoas ao longo do trâmite de um documento não compreendem a sua criação, objetivo daquele documento e nem o trâmite em si. Sabem que dali, o documento deve ir pra lugar X porque TEM QUE IR, muitas vezes não sabem explicar as razões. Como exemplo, o professor André falou sobre o trâmite da nossa conhecida "chamada" dentro na UnB. A compreenção do fluxo documental permite entender melhor as funções e atividades da instituição, tornar a parte burocrática mais eficiente além de conhecer as espécies documentais geradas pela instituição.
Bem, é isso. Assistam o filme, vocês vão se divertir.

Filme "Os Irresistíveis Falsários"

Na última aula aconteceu a exibição de um filme relacionado à matéria, com direito a pipoca, salgadinhos e refri hehehe

O filme Os Falsários aborda duas questões importantes na arquivologia, o valor histórico de um documento e a sua autenticidade. O enredo do filme é engraçado, os personagens se envolvem muitas trapalhadas. Seguem dados sobre o filme.

Título:Os Irresistíveis Falsários
Título original: Schtonk!, Alemanha
Data: 1992)

Gênero: Comédia
Duração: 115 min.
Tipo: Longa-metragem / Colorido
Produtora(s): Westdeutscher Rundfunk

SINOPSE:

Fritz é um falsificador que está pintando um quadro com o rosto de Eva Braun, a amante de Adolf Hitler. Um dia ele conhece o jornalista Hermann e conta a ele que tem em seu poder alguns raros objetos nazistas. Herrmann, que trabalha para uma revista alemã, decide pagar o que puder por aquilo. Assim Fritz passa a falsificar o que seria o livro secreto de Hitler. História inspirada em fatos reais ocorridos na Alemanha em meados dos anos 1980.