1. Você sabe o que é cerimonial? A empresa de cerimonial é o maestro que vai reger esta orquestra formada pela comissão de formatura e formandos, juntamente com os prestadores de serviço, como empresa de convites, fotógrafos, filmagem, banda, buffet e etc. Ela vai assessorá-los desde a formação da comissão até depois dos eventos da formatura, passando pelos mínimos detalhes e, acreditem, eles são muitos.
2. Chegou à hora de enfeitar a "casa": o palco, a igreja ou o templo, o salão. Vocês já sabem aonde ir? Já têm uma empresa conhecida, cujo trabalho lhes agrada e em quem vocês confiam? Façam a sua parte, liguem para as empresas, marquem uma hora e passem a conhecê-las de perto. Indo lá, vocês vão saber com que empresa estão contratando; o que ela tem a oferecer; o material com que trabalha; como é que ela trabalha. Lá vocês irão tirar as suas dúvidas, e saberão o que se pode fazer com o dinheiro que a turma pretende arrecadar. Para a Celebrar Eventos, "a seriedade está em oferecer ao seu cliente uma festa maravilhosa, do tamanho do orçamento dele”.
3. Não prestem nenhuma atenção a comentários do tipo "ih, nem precisa olhar, esta empresa é antiga", venha de quem vier. Nem todo mundo que tem nome, fama e tradição é a certeza que vai lhe prestar um bom serviço e dar a atenção necessária a sua turma; assim como nem toda empresa nova, que esta no inicio da sua trajetória vai lhe prestar um serviço ruim, pelo contrario, as empresas menores e mais simples, que estão entrando no mercado agora e não são tão famosas, mas que possui uma equipe de profissionais qualificados e competentes, certamente fará um bom serviço para divulgar o seu trabalho e obter outros no futuro. Todo este besteirol não passa de puro preconceito “o que é caro é e antigo é melhor”. Esqueçam tudo isto e vão até lá, vejam e confiram. Empresa tem que ser eficiente, eficaz e buscar a satisfação dos clientes e não antiga e cara. Procurem conversar com quem conhece o trabalho da empresa.
4. Uma boa comissão de formatura é composta por alunos com iniciativa, sempre aptos a ouvir os seus companheiros de turma, dinâmicos e principalmente responsáveis com as obrigações que os cargos ocupados na comissão exigem.
5. Não deixe de redigir e registrar em cartório o Estatuto da Turma, pois este é o documento onde estão os direitos e obrigações dos formandos.
6. A empresa contratada deve acompanhá-los em todos os eventos da formatura: Colação de Grau, Missa ou Culto, Baile ou Coquetel. O que for que vocês forem fazer, eles devem estar lá. Por isso é muito importante saber quem se está contratando.
7. Vocês devem saber que Formatura não é casamento, não é festa de 15 anos, não é batizado; Colação de Grau não é congresso, nem seminário. São eventos diferentes com características próprias. Então, na Solenidade não inventem moda; ou pelo menos, conversem com a Universidade e os decoradores para ver se as idéias de vocês serão aceitas e se combinam com a ocasião...
8. Estejam atentos a um detalhe: O local escolhido tem que ser adequado àquilo que se pretende. A turma quer fazer a missa ou culto, a solenidade, a festa ou o baile em determinado lugar. O salão é bacana, tem o que nos precisamos, o acesso é fácil, o estacionamento é fácil, as instalações elétricas estão boas. Legal. Agora, vocês precisam de 80 mesas com 8 lugares cada. Uma empresa diz que não cabe, e oferece alternativas; outra diz que cabe. Chega na hora da festa e, quando vocês chegam ao salão (porque vocês não vão lá antes da hora do baile para checar, vão?) não tem 80 mesas, porque não coube (mas vocês pagaram por elas, pelos arranjos e pelas cadeiras), ou tem, mas vocês não conseguem se movimentar pelo salão. Mais uma vez a idoneidade da empresa vai fazer a diferença na ora de orientar a turma.
9. A Comissão de Formatura é que vai escolher toda a decoração, em seus mínimos detalhes. A mesa, se de vidro, se com toalha; a tolha, em qual tecido, de que cor; as cadeiras, quantas em cada mesa, de que material, estofada ou não; flores, pra igreja, pro salão, pra Colação; na Colação, quem fica no palco, só o corpo docente ou o corpo docente e os formandos, onde os formandos receberão os cumprimentos; vai precisar de telão, onde colocá-lo. Tudo de acordo com os sonhos de vocês.
10. Planeje com antecedência. Assim vocês têm como pesquisar mais, conhecer melhor o mercado com o qual estão trabalhando, diminuindo assim o risco para todo mundo. Têm também como incrementar o orçamento, e assim, poder bancar um convite de primeira linha, um buffet mais requintado, uma decoração mais elaborada, ou seja, bancar tudo do bom e do melhor, na medida dos seus sonhos, porque, REPETINDO, assim vocês vão poder parcelar em mais vezes, pagando parcelas menores; ou não.
11. Lembre-se bem! Na hora de contratar o buffet procurem conversar com quem já conhece o trabalho da empresa, e se eles a indicariam para vocês. Sejam clientes os mais isentos possíveis, sejam bem criteriosos na hora da escolha, no nível de qualidade e na apresentação dos alimentos, e ao degustar observe o sabor dos doces e salgados. Procurem saber qual a capacidade de atendimento, se tem boa reputação no mercado; se trabalham com formaturas. Lembre-se que no baile é o item mais importante.
12. Lembrem-se sempre disso, vocês estão contratando empresas para realizar os seus sonhos. Certifiquem-se de que todas elas sejam empresas idôneas e reais.
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