ATIVIDADE 02

Atividade 02
1-Quais as espécies documentais existentes no arquivo do CID?
• Memorando
• Folha de pagamento
• Ordem de serviço
• Notas fiscais
• Folha de freqüência
• Dossiê
2-Quais as correspondentes funções de tais espécies?• Memorando = informação administrativa de cunho interno de uma instituição
• Folha de pagamento = relação de servidores/colaboradores com vinculo empregatício com a instituição.
• Ordem de serviço= configura autorização para a realização de determinado serviço.
• Notas fiscais = comprova serviço prestado/adquirido,valor pago quem executou o serviço.
• Folha de freqüência =lista da presença de servidores/colaboradores,alunos.
• Dossiê funcional = apanhado das principais funções/atividades de servidores/colaboradores.
3-Quais os tipos documentais existentes no arquivo do CID?• Memorando informativo
• Folha de pagamento funcional
• Ordem de serviço telefônico
• Folha de freqüência funcional
• Dossiê funcional
• Nota fiscal de aquisição de material
4-Sugira um plano de classificação para os documentos de arquivo do CID.
100-Administração geral
• 110-Administração de pessoal
• 120 -Administração de material
• 130-Administração Patrimônio
• 140- Administração financeira
• 150- Administração de documentação e informação
200- Corpo docente
• 210- Ingresso
• 220 -Avaliação profissional
• 230-Produção acadêmica
• 240-Tutorial
300- Corpo discente
• 310- ingresso
• 320-freqüência
• 330-avaliação
• 340-vida acadêmica

Análise de Documentos

Panfleto - Anúncio de viagens

1.1 - Denominação:

Panfleto

1.2 - Definição:

Folha avulsa contendo imagem e frases,destinada à propaganda do produto finalístico da empresa.

1.3 - Código:

2.2.1.1

1.4 - Características externas:

• Genero: textual
• Suporte: papel
• Formato:folheto
• Forma:original

2 - Produtor:
Setor de marketing

3 - Destinatário:
Possíveis clientes,público em geral.

4 - Legislação:
Lei nº 8078/90- Código do consumidor

5 - Trâmite:
Produzido pela área de marketing,destinado a propagar os produtos/serviços disponibilizados pela empresa, a tantos quantos possam interessar-se por viagens virtuais. Tendo como tempo de vigêngia tempo indeterminado.

6 - Característica interna:
Contém imagem ,texto; endereço logomarca e telefone da empresa,retrato do produto anunciado.

7 - Ordenação:
Alfabética-cronológica-assunto.

8 - Contém:
Imagem

Texto

endereço telefone

9 - Eliminação:
Carater permanente.

Análise de documentos

1.1 Denominação:
Panfleto
1.2 Definição:
papel avulso,contendo imagens circuscrita em uma moldura retangular
1.3 Código:
2.2.2.1
1,4 Características externas:

• Genero: imagético/iconográfico
• Suporte: papel
• Formato:panfleto
• Forma:original

2 Produtor:

setor de marketing

3 Destinatário:

Possíveis clientes,publico em geral.

4 legislação:

Lei nº 8078/90- Código do consumidor

5 Trâmite:

Produzido pela área de marketing,destinado a propagar,um dos produtos finalísticos da empresa, a tantos quantos possam inetressar-se por viagens virtuais.

Tedo como tempo de vigengia tempo indeterminado.

6 Característica interna:

Papel avulso contendo imagem nomeada: triangulo impossível e escada impossível.

A imagem é delimitada por uma margem-moldura

7 Ordenação:

alfabética

8 Contem:

• imagem
• nomenclatura

9 Eliminação:

Caráter permanente.

Análise de documentos

Pedido de Viagem

1.1 - Denominação:
- Pedido de Viagem

1.2 - Definição:
- Formulário conendo dados a respeito de produtos/serviços disponibilizados para que os clientes possam solicitá-los à instituição.

1.3 - Código
- 2.1.2
1.4 - Características Externas
*Gênero: textual
*Suporte: papel
*Formato: folha avulsa
*Forma: original

2 - Produtor
Setor de Vendas.

3 - Destinatário
Clientes.

4 - Legislação

5 - Trâmite
*Emissão perante solicitação do cliente ou via internet. O cliente tem até 5 dias para devolver preenchido. Gera outros documentos: nota fiscal.

6 - Características Internas
*Empresa - nome comercial e fantasia, endereço, telefone
*Opções de produtos/serviços oferecidos, preços, forma de entrega
*Dados do cliente: nome, endereço, telefone e assinatura.

7 - Ordenação da série
-Cronológica

8 - Contém
*Pessoas
*Lugares
*Datas

9 - Eliminação
- 5 anos.

Análise de documentos

Tabela de Preços

1.1 - Denominação:
- Tabela de preços

1.2 - Definição:
- Tabela contendo nome e preço de produtos/serviços disponibilizados pela instituição.

1.3 - Código
- 1.2.1
1.4 - Características Externas
*Gênero: textual
*Suporte: papel
*Formato: folha avulsa
*Forma: original

2 - Produtor
Setor de Vendas

3 - Destinatário
*Setor de Vendas
*Funcionários
*Clientes

4 - Legislação

5 - Trâmite
*Emissão para funcionários encarregados da Venda, após estudos de mercado e de despesas(impostos, frete)/ lucros com produtos.

6 - Características Internas
*Empresa - nome comercial e fantasia, endereço, telefone
*Data, Produtos, especificação dos custos pra empresa, comissões, impostos e preço final.

7 - Ordenação da série
- Cronológica

8 - Contém
*Lugares
*Datas
*Valores

9 - Eliminação
- Após reajuste de preços e confecção de nova tabela.

Ficha funcional MCEbyte

Ficha Funcional

1.1 - Denominação:
- Ficha Funcional

1.2 - Definição:
- Formulário conendo dados a respeito da vida pessoal e funcional das pessoas que são contradas pela instituição

1.3 - Código
- 1.1.1
1.4 - Características Externas
*Gênero: textual
*Suporte: papel
*Formato: folha avulsa
*Forma: original

2 - Produtor
Setor de Gestão de Pessoal.

3 - Destinatário
Setor de Gestão de Pessoal.

4 - Legislação

Dec. Lei 5452 de 01.05.1942, art. 445 e 451/CLT 20 anos

5 - Trâmite
*Emissão após efetuada a contratação de novo funcionário. Este documento compõe o dossiê do funcionário e permanece em arquivo corrente enquanto o funcionário permanecer na instituição. Vencido esse prazo, vai para o arquivo, cumprir guarda intermediária.

6 - Características Internas
*Empresa - nome comercial e fantasia, endereço, telefone
*Dados pessoais do funcionário: nome, data de nascimento, numero de matrícula na instituição, endereço, telefone, nome dos dependentes, data de nascimento dos mesmos, registros do funcionário(rg, cpf, carteira de trabalho), dados bancários e histórico das funções ocupadas na empresa.

7 - Ordenação da série
-Alfabética-cronológica

8 - Contém
*Pessoas
*Lugares
*Datas

9 - Eliminação
- 20 anos do ato da transferência para o arquivo. O documento quando agrupado em um dossiê, permanece até prescrição da maior temporalidade dentre os documentos deste.

Plano de Classificação MCEbyte.

1 - Administração Geral.

1.1 - Recursos Humanos
1.1.1 - Fichas Funcionais

1.2 - Financeiro
1.2.1 - Notas Fiscais de Venda

2 - Área Fim

2.1 - Vendas
2.1.1 - Tabelas de Preços
2.1.2 - Pedidos de Viagem Virtual

2.2 - Marketing
2.2.1 - Divulgação de Produtos
2.2.1.1 - Panfletos/ Anúncios

2.2.2 - Imagens
2.2.2.1 - Imagens de Objetos Impossíveis

Sobre a proposta: documentos a serem analisados

O grupo chegou à conclusão de que o assunto estava um pouco subjetivo.
Então decidimos por um caso em particular, bem simples e dentro da nossa realidade.
Visando organizar uma boa festa de formatura, alunos do curso de arquivologia formam uma comissão para a formatura do 2º/2010. Os integrantes têm que pesquisar para conseguir bons preços dos convites, fazer degustações para escolha do buffet, escolher uma banda que valha a pena contratar. Também precisam se preocupar com quantos alunos participarão da formatura, marcar reuniões e expor os principais assuntos a serem discutidos por todos. Assim, decidimos por analisar estes documentos:

*Diploma de Ensino Médio
*Convite de Formatura
*Beca
*Diploma de Nível Superior.

Aplicação do modelo dos Arquivistas de Madri.

Boa noite (ou bom dia) amigos.
A última aula (16/10) foi muito produtiva. Aplicamos o modelo indicado nos textos dos Arquivistas de Madri aos documentos da empresa fictícia "MCEbyte". No texto em questão, os arquivistas fazem análise diplomática/tipológica dos documentos gerados por uma prefeitura: elementos internos, externos, temporalidade, enfim, esse estudo permitiu a catalogação das espécies documentais e compreensão do fluxo documental da prefeitura.

Vamos à análise:

1.1 - Denominação:
- Nota Fiscal

1.2 - Definição:
- Documento emitido em função de compra/venda, podendo ser um produto ou serviço prestado especificando quantidade,preço e discriminação do produto.

1.3 - Código
- 0300
1.4 - Características Externas
*Gênero: textual
*Suporte: papel
*Formato: folha avulsa
*Forma: original

2 - Produtor
Empresas estabelecidas e com CNPJ

3 - Destinatário
*Cliente
*Empresa
*Receita Federal

4 - Legislação

O artigo 173º da Lei 5.172 do Código Tributário Nacional diz que o crédito tributário se extingue após 5 anos.

5 - Trâmite
*Emissão após a compra
*Em três vias.

6 - Características Internas
*Empresa - nome comercial e fantasia, endereço, telefone, CNPJ e Inscrição estadual.
*Número e série da nota, indicação do número da via.
*Data
*Cliente - nome, endereço
*Produto - descrição, quantidade, preço unitário e total
*Gráfica que produziu e especificações de tamanho do documento.

7 - Ordenação da série
-Numérico-cronológica

8 - Contém
*Pessoas
*Lugares
*Datas

9 - Eliminação
- 5 anos do ato da emissão, de acordo com o item 4.


Até a próxima.

Análise Pedido de Viagens

Produtor: MCEByte
Natureza: privado
Tipo: original
Função: probatória
Produtor:Mcebyte
Formato: folha-avulsa
(Por Alex)

Atividade 11/09

Identificação documentos produzidos pela Empresa MCEByte.



Nota fiscal
*Identificação da empresa que emite o documento
*Número de identificação do documento
*Discriminação/preço do produto
*Identificação do cliente

Ficha funcional

*Identificação da empresa que emite o documento
*Identificação do funcionário/dados pessoais
*Registro do funcionário na empresa
*Data contratação/rescisão
*Cargos exercidos


Pedido
*Identificação da empresa que emite o documento
* Discriminação do produto
* Dados do cliente

Tabela de preços
*Identificação da empresa que emite o documento
*Especificação dos produtos/preços
*Validade dos preços/produtos

Reflexões Capítulo 1 texto Duranti

Nas reflexões do grupo surgiram as seguintes questões:



1 - O que se entende por documento diplomático?


2 - O que são documentos diplomaticamente e historicamente autênticos?


3 - Qual a diferenca entre a diplomática geral e a especial?

4 -
“O campo de estudo dos arquivistas com relação a natureza e ao carater dos documentos tem propositos diferentes dos historiadores, por isso não é conveniente aos arquivsitas adotar metodologias diplomaticas que venham filtradas somente para as necessidades dos historiadores”. Comente a assertiva.

5 - Qual a diferenciação há entre as palavras diplomática e diplomacia? Segundo a autora, por que estas duas podem ainda se confundir com a paleografia?

Atividade do dia 04/09.

Durante a aula, a pedido do professor, redigimos um "Certificado", de acordo com as idéias do grupo referentes a esta espécie documental.
Todos os trabalhos foram lidos e discutidos durante a aula e agora vamos analisar o diplomaticamente o documento resultante das idéias do grupo A.




De acordo com Heloísa Bellotto, Certificado é "Declaração que garante a veracidade de um fato, de um estado de coisas, ou o bom estado ou o funcionamento de um objeto/equipamento. Assemelha-se a atestado, que entretanto, é mais elaborado em relação a pessoas".(2007) Ainda de acordo com Bellotto, o certificado deve possuir 3 partes: Protocolo Inicial, texto e protocolo final. Vamos identificar essas partes:

Protocolo Inicial:
*Timbre e Identificação da instituição;
*Título do documento

"Universidade de Brasília; Faculdade de Administração, Contabilidade, Economia e Ciência da Informação e Documentação; Departamento de Ciência da Informação e Documentação; CERTIFICADO."

Texto:
*Conteúdo do documento.
"Certifico que o blog "Mais do que Meros detalhes", criado no dia 30 de agosto de 2009, tem por finalidade comprovar a elaboração do trabalho de conclusão do curso de 'Diplomática e Tipologia Documental', que faz parte do currículo do curso de 'Arquivologia' da Universidade de Brasília."

Protocolo Final:
*Assinaturas e Titulação;
*Data e local;
"Brasília, 04 de setembro de 2009;" assinaturas responsáveis pela Secretaria do Departamento de Ciência da Informação e Documentação, pela Faculdade de Administração(...) e pelo Reitor.


Valeu a intenção do grupo ao redigir bem esse documento, mas há falhas a serem observadas:
-Papel e forma(retrato/paisagem) não adequados para criação do certificado;
-Identificação da Faculdade incorreta;
-Designação incorreta, devem assinar os funcionários responsáveis pelo que consta no certificado;

Abaixo, um exemplo de um certificado:

(Fonte: Tecnical Planting & Rubber,Inc )